Hybride Events Agentur
BEEFTEA group

Was Live- und Onlineteilnehmer wollen
Damit Ihr Hybrid Event zum Erfolg wird, ist es wichtig, dass die Inhalte passgenau auf beide Teilnehmergruppen angepasst werden. 

Online begeistern
Emotional und interaktiv sowie genau auf den Punkt gebracht – so sollte ein Hybrid Event für die Online-Teilnehmer sein. Interessante Inhalte sollten dabei prägnant und technisch einwandfrei präsentiert werden. Langeweile darf auch in den Pausen nicht aufkommen, denn die Teilnehmer eines hybriden Events erwarten auch online eine spannende Unterhaltung, Möglichkeiten zum  Networking sowie umfangreiche Informationen zum Thema. 

Offline maximalen Komfort bieten
Bei der parallel stattfindenden Live-Veranstaltung kommen neben dem Networking auch noch andere Aspekte hinzu. Teilnehmer fühlen sich nur dann wohl, wenn das Erlebnis vor Ort möglichst komfortabel gestaltet wird. Dazu gehören auch eine angemessene Verpflegung, großzügige Pausen und eine komfortable Unterkunft.

Welche Formate eignen sich?
Hybride Veranstaltungen kombinieren verschiedene Medienformate wie Live-Übertragungen, digitale Plattformen, soziale Netzwerke und Ausstellungen. Neben den Formaten selbst gibt es viele weitere Faktoren, die beeinflussen, ob es sinnvoll ist, sie gemeinsam zu nutzen. Veranstalter wollen ihren Besuchern oft etwas Besonderes bieten, während Sender und Aussteller daran interessiert sind, Reichweite und Zuschauerzahl zu maximieren. Aber wie entscheiden Sie, was für Sie am besten funktioniert? Und wie stellen Sie sicher, dass alles reibungslos abläuft?

Geschäftsveranstaltungen werden häufig genutzt, um den Bekanntheitsgrad einer Marke zu erhöhen, die Unternehmensidentität zu stärken, für Produkte und Dienstleistungen zu werben, Kontakte zu knüpfen und Beziehungen aufzubauen. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, persönlich mit potenziellen Kunden, Partnern, Lieferanten und Mitarbeitern zusammenzutreffen.

Häufigste Arten von Veranstaltungen
 

• Meetings - Diese finden in der Regel persönlich statt und beinhalten einen oder mehrere Redner, die über Themen sprechen, die für das Meeting relevant sind. Die Themen reichen von Umfragen zur Kundenzufriedenheit bis hin zu Teambildungsübungen.

• Konferenzen - Sie ähneln den Sitzungen, mit dem Unterschied, dass kein Redner anwesend ist. Stattdessen diskutieren die Teilnehmer über Themen, die mit dem Thema zusammenhängen.

• Seminare - Hierbei handelt es sich in der Regel um längere Sitzungen, bei denen die Teilnehmer einem Vortrag eines Gastredners zuhören. Seminare dienen häufig dazu, den Teilnehmern die Verwendung von Softwareprogrammen oder die Ausführung bestimmter Aufgaben zu vermitteln.

• Workshops - Hierbei handelt es sich um kurze Seminare, die sich auf einen bestimmten Aspekt eines Geschäftsprozesses konzentrieren. Ein Workshop könnte zum Beispiel das Verfassen einer Pressemitteilung behandeln.

• Präsentationen - Hierbei handelt es sich in der Regel um informelle Zusammenkünfte, bei denen die Teilnehmer an Tischen sitzen und über Themen sprechen, die für die jeweilige Sitzung relevant sind. Häufig finden diese Präsentationen während der Mittagspause, der Kaffeezeit oder der Happy Hour statt.
   

Veranstaltungsformate
 

• Veranstaltungen - Geschäftsveranstaltungen, Ausstellungen, Messen, Konferenzen
  Verkaufsshows und Produkteinführungen

• Geschäflichte Events - Konferenzen und Workshops sind Beispiele für Geschäftsveranstaltungen

• Sportveranstaltungen - Fußballweltmeisterschaft, Turniere, Sport-Wettbewerbe

• Kulturelle Veranstaltungen - Events aus den Bereichen Musik, Theater,  Kunst, Tradition und Medien

• Politische Veranstaltungen - Beispielsweise Reden oder Sitzungen

Individuell & anpassbar
Die digitale Transformation von Marketing- und Kommunikationsprozessen schafft eine neue Herausforderung - nämlich Individualisierung und Personalisierung. Zusätzlich zu den traditionellen Werbeformen wie Printmedien, Radio, Fernsehen, Kino und Plakaten müssen Unternehmen nun auch über mobile Geräte, soziale Netzwerke und das Internet maßgeschneiderte Produkte und Dienstleistungen für Einzelpersonen anbieten. Dies erfordert eine andere Herangehensweise bei der Planung und Durchführung von Marketingaktivitäten, insbesondere von Webkampagnen.

So kann ein Kunde beispielsweise per E-Mail eine personalisierte Antwort auf seine Fragen zu einem Produkt oder einer Dienstleistung erhalten. Oder ihm kann ein Rabattcode für ein bestimmtes Produkt angeboten werden, der auf der Kaufhistorie ähnlicher Produkte basiert. Gleichzeitig ist es möglich, mit Hilfe von Data-Mining-Techniken Gruppen von Verbrauchern zu identifizieren, deren Verhalten ähnlich ist, und diesen Gruppen gezielte Angebote zu machen.

In Anbetracht der zunehmenden Bedeutung von Individualisierung und Personalisierung ist es unerlässlich, die Bedürfnisse und Wünsche jedes einzelnen Kunden während der gesamten
Prozesskette zu berücksichtigen. Aus diesem Grund sind vermehrt hybride Veranstaltungen zu beobachten. Diese vereinen die Vorteile von Offline- und Online-Marketing- und Kommunikationskanälen. Sie ermöglichen es Unternehmen, Kunden individuell anzusprechen
und Botschaften entsprechend zuzuschneiden.
 

Chancen virtueller Veranstaltungen
Die Welt der digitalen Veranstaltungen verändert sich
rasant. In den letzten Jahren haben wir eine
Verlagerung hin zu interaktiven Erlebnissen
und virtueller Realität (VR) erlebt.

Events werden relevanter, persönlicher und besser
bewertet. Dieser Trend wird sich voraussichtlich fortsetzen

Nachhaltigkeit hybrider Events
Das Konzept der hybriden Veranstaltungen geht über die
bloße Kombination von persönlichen und virtuellen
Erfahrungen hinaus. Die Unternehmen bieten einzigartige
Lösungen an, die den CO2-Fußabdruck verringern, die
Unternehmenskultur zu verbessern und Geld sparen.
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Die Vorteile hybrider Veranstaltungen machen sie
besonders attraktiv für Unternehmen, die ihr grünes Profil schärfen wollen. Laut einer von Gartner durchgeführten Studie planen 90 % der Großunternehmen, innerhalb bis 2025 hybride Veranstaltungen durchzuführen.

Zukunftsorientierte Events: Digital, real und immer nachhaltig
Als moderne und verantwortungsbewusste Eventagentur nimmt das Thema Nachhaltigkeit bei unseren Planungen und Aktivitäten einen hohen Stellenwert ein. Denn es gibt noch immer viel zu tun, um Nachhaltigkeit in allen Belangen in ein Eventkonzept zu integrieren. Seit digitale Veranstaltungen und hybride Events immer mehr zum neuen Veranstaltungsstandard aufsteigen, hat sich zwar gleichzeitig ihr Ruf als besonders umweltfreundliche und nachhaltige Veranstaltungsform breit gemacht.

In der Praxis ist das aber nicht wirklich immer der Fall. Denn hybride oder auch rein digitale Events sind nicht völlig frei von Umweltbelastungen. Welche Belastungen auf die Umwelt durch hybride Events zukommen und wie groß der CO2-Fußabdruck letztendlich ist, hängt dabei von mehreren individuellen Faktoren ab. Vor allem die Anzahl der Teilnehmenden, die Direkt-vor-Ort-Aktivitäten oder auch die Wahl der Internetverbindung können die Nachhaltigkeit extrem beeinflussen. Dabei geht es in erster Linie um Treibhausgas Emissionen.
 
Diese digitalen Faktoren verursachen Emissionen bei hybriden Events

- Energieverbrauch

Teilnehmer von hybriden Events nutzen PCs, Laptops oder Smartphones. Diese müssen mit Strom versorgt werden. Je größer und älter die Geräte sind, desto mehr Energie wird benötigt. Das können Sie verhindern, indem Sie aktuelle und energieeffiziente Geräte zur Verfügung stellen. Auch Licht verbraucht Strom. Wer hier energieeffiziente LED Lampen nutzt, generiert ein Stromersparnis zwischen 85 und 90 Prozent.

- Besuche auf der Veranstaltungsplattform oder Websites

In der Regel haben Events eine eigene Veranstaltungsplattform oder sie verweisen auf bestimmte Firmenwebseiten. Dadurch soll ein breiteres Publikum angesprochen werden. Große Bilder, viele Grafiken und gut leserliche Schriftarten zählen hierbei zum Standard. Das bedeutet gleichzeitig aber auch mehr CO2-Emissionen. Laut Berechnungen von Bitkom verursacht ein einziger Aufruf von Inhalten etwa 1,75 Gramm Emissionen. Der CO2-Ausstoß steigt dabei mit zunehmender Komplexität der Plattform bzw. der Website. Diese Bilanz lässt sich verbessern, indem ein weniger datenintensives Format genutzt wird, Seiten verschlankt und gerade die Anzahl große Bilder reduziert werden.

- Streaming

Je nach verwendetem Endgerät und gewählter Verbindung fallen bei der Datenübertragung ebenfalls Treibhausgase an. TV-Bildschirme verursachen hier mehr Emissionen als zum Beispiel ein Tablet. Dementsprechend sollte auf große Bildschirme verzichtet werden. Zudem ist es ratsam, über eine Glasfaser-Internetverbindung zu streamen. Das trägt zu einer deutlich besseren Öko-Bilanz bei. Dagegen sorgt beispielsweise 3G für einen Ausstoße von teilweise drei Gramm CO2 pro Gigabyte.

- Technische Geräte

Auch der Lebenszyklus von technischen Geräten kann zu einem Emissionstreiber werden. Neben der Herstellung und dem Transport bzw. der Lieferung sorgt auch ein limitierter Lebenszyklus der Gerätschaften für einen höheren CO2-Ausstoß. Besser ist es in diesem Fall, von vorneherein auf langlebige Produkte zu setzen. Und nicht nur das: Es gibt auch Hersteller, die alle benötigten Ressourcen für ein Elektrogerät auf sozial nachhaltige Weise beziehen und Elektroabfälle recyceln. Können Sie auf die technischen Geräte nicht verzichten, können Sie auf diese Weise die Emissionen deutlich reduzieren.
 
Bis zu 50 Gramm CO2 pro Stunde und Teilnehmer - Verbesserungspotenziale nutzen

Alles in allem sorgen diese Faktoren dafür, dass pro Teilnehmer bis zu 50 Gramm CO2 in der Stunde ausgestoßen werden. Nicht vergessen darf man dabei, dass auch Technik-Teams, Moderatoren oder auch Security-Personal weitere Emissionen durch Anfahrt und Übernachtung verursachen. Vollständig remote sind also auch digitale Veranstaltungen nicht. Rein virtuelle Events lassen sich im Vergleich zu klassischen Vor-Ort-Events natürlich trotzdem weitaus umweltbewusster planen und durchführen.
 
 Zusätzliche Nachhaltigkeitsproblematiken bei hybriden Events 
Das gilt auch für hybride Veranstaltungen, wenngleich bei einer Veranstaltung vor Ort auch in abgespeckter Form zusätzlich die Vor-Ort-Aktivitäten ins Gewicht fallen. In diesem Fall stehen vor allem diese Quellen für einen hohen Emissionsausstoß:

- Anfahrt zur Veranstaltung
Reisen stellen einen der größten Ressourcen- und Emissionen-Booster dar. Um hier für eine entsprechende Reduktion zu sorgen, sollte für die Anfahrt ausschließlich die Bahn genutzt werden, da dies die CO2-ärmste Anfahrtsvariante darstellt. Gegenüber Flugreisen verursacht die Anreise per Bahn bei identischer Strecke bis zu zehnmal weniger CO2.

- Auswahl der Location
Große und luxuriöse Locations verbrauchen im Rahmen einer Veranstaltung Unmengen an Strom für den ganz normalen Betrieb. Hinzu kommen noch saisonal bedingte Belastungen, wie zum Beispiel die Klimaanlage im Sommer und die Heizung in den Wintermonaten. Um hier zumindest ein wenig die Umweltbelastungen zu reduzieren, sollten Sie bei der Wahl der Location darauf achten, ob grüner Strom verfügbar ist. Oftmals ist es auch möglich, sich für eine etwas kleinere Location zu entscheiden.

- Catering
Eine internationale Auswahl an Lebensmitteln und übrig gebliebenes Essen treiben die CO2-Bilanz nach oben. Wird stattdessen auf saisonale Produkte mit einem geringen Anteil von tierischen Produkten gesetzt, kann das die Bilanz positiv beeinflussen. Zudem sind Lösungen gefragt, was mit dem übrig gebliebenen Essen passiert. Das kommt der Umwelt zugute.

- Übernachtung von Teilnehmern und Gästen
Wie auch bei der Wahl der passenden Location fallen auch hier Umweltbelastungen durch den sehr hohen Stromverbrauch und durch weitere CO2-Treiber an. Es gibt allerdings bereits viele Unterkunftsmöglichkeiten, die besonders energieeffizient und nachhaltig aufgestellt sind. Hier gilt es, eine derart ausgerichtete Unterkunftsmöglichkeit zu identifizieren.

Digitalem Raum genug Platz lassen - so kreieren wir hybride Events
Auch wenn der CO2-Ausstoß des Publikums bei hybriden Veranstaltungen den CO2-Fußabdruck auf den ersten Blick verschlechtert, gibt es auch genügend Lösungsideen und -ansätze. Hier sind bewusste Entscheidungen gefragt, um hybride Events noch nachhaltiger zu gestalten. Sie profitieren hier von unserem Know-how und unserer langjährigen Expertise in Sachen Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit. Unser Kompetenzteam unterstützt Sie gerne dabei, Ihre hybride Veranstaltung noch nachhaltiger zu gestalten. Unser Name steht hier für detaillierte Ideen und Konzepte, wie Sie konkret den CO2-Fußabdruck Ihres Events verringern können. Ressourcen schonen, Emissionen reduzieren und Müll vermeiden - wir entwickeln die wirklich nachhaltigen Lösungen für hybride Events. Denn genau dieser Art von Events gehört die Zukunft.
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Beratung & Umsetzung
Hybride Veranstaltungen sind spannend, interaktiv und passen gut in unsere moderne und sich stetig verändernde Welt. Als erfahrener Anbieter stehen wir Ihnen hier bei der Konzeption und Durchführung gerne zur Verfügung. 
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Profitieren Sie von unseren langjährigen Erfahrungen als Agentur für hybride Veranstaltungen und nehmen Sie per Mail oder telefonisch Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gerne unverbindlich zur Durchführung eines interaktiven und hybriden Eventformats.